Databáze znalostí

Průvodce nastavením domácího počítače pro spolupráci se základní školou, kde se používají nástroje Microsoft, včetně instalace Teams a Office 365

V případě potíží či nejasností se můžete obrátit na IT podporu školy. Tento návod určitě neobsahuje řešení na všechny trable, které nás při úpravách mohou potkat.


Obsah:

  1. Co je naším cílem
  2. S čím je potřeba počítat do budoucna
  3. Co budeme potřebovat
  4. Co potřebujeme vědět o uživatelských účtech ve Windows
  5. Co teď s tím v našem konkrétním případě
  6. Vytvoříme pro každé dítě v domácnosti na počítači dětský Microsoft účet (nebo místní účet)
  7. Propojíme Microsoft účet (nebo místní účet) dítěte se školním Microsoft účtem
  8. Přístup k webové verzi MS Office
  9. Instalace Microsoft Teams do domácího počítače
  10. Instalace MS Office 365 do domácího počítače
  11. Co nastavit po instalaci

Co je naším cílem

Jde nám především o to, aby děti byly při užívání počítače v bezpečí, aby mohly využívat nástroje placené školou i u sebe doma, a jako bonus, aby tyto nástroje mohli využívat i ostatní členové domácnosti. Škola využívá jako základ pro výuku služby firmy Microsoft. To znamená operační systém Windows a kancelářský balík Office 365, který se v poslední době výrazně rozšířil o různé cloudové služby. Pořízení počítače s operačním systémem Windows 10 nebo 11 je čistě na zvážení rodičů či zákonných zástupců dítěte. S tím škola přliš nepomůže. S ostatním už ano. Pokusíme se být nápomocni i s dalšími operačními systémy (macOS, iOS, Android, Linux).

Každý žák má díky školnímu Microsoft účtu k dispozici především:

  • Přístup prakticky odkudkoli k webovým aplikacím Microsoft Office (Word, Excel, Teams, OneDrive, Outlook a spousty dalších).
  • 50 GB prostoru na e-maily.
  • Úložiště dat o velikosti 1 TB v aplikaci OneDrive.
  • Možnost instalovat plnohodnotné aplikace Microsoft Office až na pět domácích zařízení, které mohou využívat i ostatní uživatelé (ideálně pod jiným účtem v počítači).

S čím je potřeba počítat do budoucna

V poslední době se vše přemisťuje do tzv. cloudu. Nejen rodinná alba fotek z telefonu, na což už je většina z nás zvyklá, ale i celé firemní IT infrastruktury. Cloud není nic jiného než cizí počítač, který většinou leží někde v datovém centru, kde je takových počítačů spousta a kde ty počítače komunikují mezi sebou. Nastává doba, kdy nám nepomůže, že držíme v rukou nějaké počítačové zařízení, když z něj něco potřebujeme dostat. Potřebujeme především komunikovat s cloudem a ke komunikaci s cloudem potřebujeme svůj účet. Proto je i tento návod z velké části o účtech.

Školní Microsoft účet vždy zaniká s ukončením docházky na dané škole. Stejně to pak funguje v pracovním procesu. I proto bychom měli dětem zřídit jejich vlastní dětský Microsoft účet, aby mohly právě nabyté znalosti ze školy aplikovat v jejich vlastním prostředí, které je nezávislé na aktuální škole (nebo  pak v dospělosti na aktuálním zaměstnavateli). Dětský Microsoft účet ani s přibývajícím věkem dítěte nezaniká, osamostatňuje se.

Co budeme potřebovat

  • Čas a chuť tvořit virtuální hodnoty, zlepšováky a pořádky.
  • Přihlašovací údaje dodané školou.
  • Nástroj na zaznamenání několika dalších přihlašovacích údajů (Alespoň tužku a papír 😊). Tohle je opravdu důležité. Heslo ke školnímu účtu lze znovu získat celkem snadno, ale s vlastním Microsoft účtem to může být i neřešitelný problém (Ano, řešitelný tím, že si založíme Microsoft účet nový.).
  • Počítač s Windows 10 / 11 s přístupem k internetu.
    Jestli máme Windows 10 / 11, zjistíme jednoduše kliknutím na odkaz na konci cesty ❖Start->⚙️Nastavení->Systém->O systému. Pošle nás rovnou do příslušné části nastavení, kde jsou tyto informace napsané.
    Pokud nás odkaz do nastavení počítače nepošle, máme starší verzi Windows (Nebo používáme úplně jiný operační systém, Mac, Linux... k těm zatím návod nemáme). Doporučuji v takovém případě Office 365 neinstalovat a používat pouze jeho webovou verzi (Přístup k webové verzi MS Office) a to ve webovém prohlížeči Chrome. Nejedná se o plnohodnotný balík kancelářských aplikací. Některé funkce nám mohou oproti plnohodnotně instalovaným Office chybět.
  • V počítači účet s oprávněním správce. Jestli je to právě ten, pod kterým jsme teď přihlášení, zjistíme pomocí ❖Start->⚙️Nastavení->Účty. Buď je u našeho účtu napsáno Správce nebo ne, což znamená Standardní uživatel. Více o uživatelských účtech ve Windows si hned povíme. Je to velmi důležitá část návodu k pochopení.

Co potřebujeme vědět o uživatelských účtech ve Windows

Každý uživatelský účet má svou vlastní plochu, složku dokumenty, obrázky atd.

Ve Windows rozlišujeme dva typy uživatelských účtů dle oprávnění, které se vztahují na konkrétní počítač:

  • Správce - má počítač pod svou kontrolou. V každém počítači existuje alespoň jeden účet správce.
  • Standardní uživatel - má omezená práva například při instalaci aplikací, nebo při změně systémových nastavení atd.

Informace o našem účtu v počítači najdeme přes ❖Start->⚙️Nastavení->Účty.
A pokud má náš účet oprávnění Správce, najdeme informace i o ostatních účtech v počítači přes ❖Start->⚙️Nastavení->Účty->Rodina a jiní uživatelé. Účet s oprávněním Standardní uživatel se do tohoto nastavení nedostane.


Správcovské i standardní účty můžeme dále rozlišovat jako:

  • Místní účet - existuje jen v rámci daného počítače. Nemá s cloudem nic společného. U něj se zobrazuje výzva k přihlášení / vytvoření Microsoft účtu.
  • Microsoft účet - poznáme ho podle e-mailové adresy, která je u něj uvedena. Je to obdoba účtu Google, který použiváme ve svém telefonu s operačním systémem Android. Nebo obdoba Apple ID v případě iOS a macOS. Všechno spěje k tomu, že Microsoft účet se stane pro používání Windows brzy nezbytným.
  • Dětský Microsoft účet - u tohoto účtu je kromě e-mailu uvedeno, že jde o dítě. Dětský účet lze do jisté míry nastavovat a monitorovat z Microsoft účtu rodiče nebo zákonného zástupce. S rodičovským účtem jsou dětské účty natolik spjaty, že je rodič má s sebou automaticky na všech zařízeních, kde je svým rodičovským účtem přihlášený. Záleží pouze na rodiči, do jaké míry povolí dětem dané zařízení používat. Jestli mají povoleno přihlášení a jestli mají oprávnění Správce nebo Standardního uživatele. Pokud si tedy účty takto propojíme v rodinu, stačí, když se pak třeba v případě nabytí nového počítače do něj přihlásí jen ten, kdo je tzv. organizátor rodiny. Dětské účty se zobrazí v počítači automaticky. Jen jim nastavíme přístup.
  • Školní Microsoft účet - na školních počítačích se děti přihlašují do Windows pomocí údajů dodaných školou, na domácích počítačích si tento účet pouze připojí k tomu osobnímu, ať už místnímu účtu, Microsoft účtu, nebo dětskému Microsoft účtu. Prostě k tomu, který bude dítě používat pro práci s počítačem. A Měl by být jen jeho.

Důležité! V domácnosti velmi často slouží jeden počítač více lidem a pokud navíc používáme pouze jednu plochu pro všechny, nastane problém s častým přihlašováním a odhlašováním z jednotlivých  aplikací a webů. Způsobuje to problémy všemu a všem lidem, kteří často ani neví, pod kterým účtem mají zrovna kterou aplikaci spuštěnou. Jako bonus k zavedení zde doporučeného nastavení můžeme získat kontrolu nad tím, jak moc a jakým způsobem dítě tráví čas u počítače. Dítě se navíc naučí rozlišovat mezi svým osobním dětským Microsoft účtem, který se v průběhu dospívání automaticky promění na běžný Microsoft účet, a školním Microsoft účtem, který mu záhy po ukončení studia zanikne.

Co teď s tím v našem konkrétním případě

Doplníme aktualizace Windows.
Klepneme na ❖Start->⚙️Nastavení->Aktualizace a zabezpečení->Vyhledat aktualizace. Nainstalujeme všechny dostupné aktualizace. Pokud nás systém vyzve, počítač restartujeme a celý proces ideálně několikrát zopakujeme.

Teď máme počítač s Windows 10 / 11 připravený a my máme již dostatek indícií k tomu, abychom se mohli rozhodnout, kterou cestou se vydáme dál. vyberte si jednu ze tří možností.

  1. Dítě má na domácím počítači svou vlastní plochu a nestojíme o to, abychom zřizovali dětský, nebo jiný Microsoft účet. Přeskočíme kousek návodu k propojení stávajícího účtu se školním účtem.
  2. Dítě má na domácím počítači svou vlastní plochu a my chceme získat pouze více kontroly nad užíváním počítače dítětem.To je na samostatný návod. V případě zájmu ho sepíšu. Zatím se můžeme řídit dle bodu č. 1.
  3.  Dítě doma sdílí počítač s ostatními členy domácnosti. Všichni používáme jednu plochu. Pokračujeme tedy dále vytvořením nového uživatelského účtu pro každé dítě v domácnosti.

Vytvoříme pro každé dítě v domácnosti na počítači dětský Microsoft účet (nebo místní účet)

Pro vytvoření dětského Microsoft účtu je předpokladem, že rodič či zákonný zástupce již má, nebo je ochotný si svůj vlastní Microsoft účet vytvořit. Díky tomu bude moci dítěti nastavit například od kdy do kdy může být přihlášené v počítači, nebo na jaké weby bude nebo nebude mít přístup. Dítě samotné získá osobní e-mail s kapacitou 15 GB zdarma, dalších 5 GB na cloudovém úložišti OneDrive a další vymoženosti, které mu, narozdíl od účtu žáka, zůstanou i po ukončení základní školy. Stejné výsady má samozřejmě i zdarma účet rodiče. Pokud o tyto Microsoft služby nestojíme, můžeme dětem pomocí tohoto návodu vytvořit pouze místní účet s oprávněním standardního uživatele . 
Pod Microsoft účtem rodiče nebo zákonného zástupce, který má oprávnění správce, klepneme na ❖Start->⚙️Nastavení->Účty->Rodina a jiní uživatelé.
V části Vaše rodina vytvoříme dětský účet pomocí tlačítka Přidat člena rodiny. Po úspěšném nastavení zde uvidíme i účty našich dětí, můžeme u nich nastavovat, zda se můžou k tomuto počítači přihlásit a zda bude jejich účet typu Standardní uživatel(doporučuji) nebo Správce.
novy clen rodiny
Postup vytvoření dětského Microsoft účtu je intuitivní díky sérii krátkých formulářů, které na sebe automaticky navazují. Po vyplnění základních údajů dítěte (Mailové adresy v podobě např. @outlook.cz, hesla, jména, příjmení a data narození.) nás systém vyzve k zopakování hesla k dětskému účtu. Nakonec přidružíme dětský účet k Microsoft účtu rodiče či zákonného zástupce. Takový účet si lze v tomto průběhu také jednoduše vytvořit.
Nastavení rodiny můžeme následně provádět buď pomocí Spravovat nastavení rodiny online, jak vidíme na obrázku výše, nebo na adrese account.microsoft.com/family/home. Nebo taky jednoduše z levého menu Webové verze Office 365 na adrese office.com, jak vidíme na obrázku níže.
family safety

Propojíme Microsoft účet (nebo místní účet) dítěte se školním Microsoft účtem

Odhlásíme se z našeho správcovského účtu. Klepneme na ❖Start->👤 Váš účet->Odhlásit.
odhlaseni 

A přihlásíme se do Windows pomocí právě vytvořeného dětského Microsoft účtu (Případně pomocí místního účtu dítěte. Podle toho, jaké řešení máme zvoleno.).
prihlaseni

Po zadání hesla dítěte nás systém vyzve ještě k vytvoření PIN kódu, případně jiného způsobu ověření, kterým se bude dítě přihlašovat do Windows pouze na daném počítači (Neplatí pro místní účet dítěte).

Po přihlášení do Windows pomocí účtu dítěte klepneme na ❖Start->⚙️Nastavení->Účty->Přístup do práce nebo do školy a zde klepneme na Připojit.
pripojeni skolniho uctu

Vyplníme přihlašovací údaje, které nám škola dodala. Pokud se přihlašujeme ke školnímu účtu poprvé, budeme vyzváni ke změně prvotního hesla. Pamatujme, že heslo musí mít alespoň osm znaků, velká, malá písmena, alespoň jednu číslovku a alespoň jeden speciální znak jako tečku, čárku, pomlčku, hvězdičku atd. a že nesmí nápadně připomínat jméno žáka ani název školy. Po úspěšném přidání školního účtu počítač restartujeme.

Přístup k webové verzi MS Office


Informativní vsuvka:
Pokud máme Windows 10 a 11, doporučuji zachovat jako výchozí webový prohlížeč Edge. Poznáme ho podle této ikony:
microsoftedgenewlogo

Na jiný webový prohlížeč se rodičovská omezení totiž nevztahují.
Žáci mohou jednoduše používat webovou verzi MS Office (Word, Excel, Outlook, Onedrive a další), aniž by museli znovu vyplnit přihlašovací údaje. Edge na stránce Office.com při přihlášení nabídne vyplnění údajů pomocí dětského Microsoft účtu a propojeného školního účtu. Tento prohlížeč má podle mě jedinou vadu na kráse a to výchozí vyhledávač Bing. Změnit si ho můžeme jednoduše pomocí tohoto návodu třeba na vyhledávač Google.


Pro první přihlášení nám tedy bude stačit, když spustíme Edge a proklikáme se skrz uvítací sérii dotazů. Potom už můžeme napsat do adresní řádky(je to ta úplně nahoře) office.com a potvrdit klávesou Enter.  Pokud náš operační systém Edge neobsahuje, doporučuji používat webový prohlížeč Chrome.
office com

Klikneme na červené tlačítko Přihlásit se. Pokud používáme Edge, který nám nabídne nám osobní účet dítěte, klikneme na Použít jiný účet a vybereme školní účet. Pokud použííváme jiný prohlížeč než Edge, ručně vyplníme přihlašovací údaje dodané školou.
prihlaseni web

Na stránce Office.com máme po úspěšném přihlášení k dispozici všechny běžné kancelářské  nástroje včetně úložiště OneDrive. Co se pod kterou ikonou vlevo skrývá, lze vidět po najetí myší. Případně můžeme kliknout na devítitečku vlevo nahoře a rozbalí se nabídka i s názvy.
seznam aplikaci

Instalace Microsoft Teams do domácího počítače

Instaluje se do počítače pomocí samostatného instalátoru.

Po přihlášení na domovské stránce office.com klikneme v levém menu na ikonu Teams.
teams

Otevře se nám nová karta prohlížeče a my klepneme na tři tečky vpravo nahoře vedle ikony účtu žáka. Z rozbaleného menu vybereme Stáhnout aplikaci pro stolní počítač.
teams1

Stáhne se malý soubor, který vzápětí otevřeme.
teams2

Po nainstalování se aplikace ihned otevře. Na první pohled vypadá stejně jako webová verze Teams.
teams3

Webová verze Teams má nad horní fialovou lištou vždy ještě standardní ovládací prvky webového prohlížeče.
teams4

Instalace MS Office 365 do domácího počítače

Předpokládáme, že nemáme instalovanou žádnou jinou verzi Microsoft Office (Pokud chceme jinou verzi odinstalovat, pokusíme se postupovat podle tohoto oficiálního návodu. Nám se vždy osvědčila v návodu uvedená aplikace SARA, která nechtěné verze Office z počítače vyčistí a dokonce i pomůže s nainstalováním verze správné. Ujistíme se také, že máme vše potřebné pro případ, kdy bychom starší verzi MS Office zase chtěli do počítače vrátit.).

Vrátíme se na domovskou stránku office.com v našem dětském účtu Microsoft. Vpravo nahoře na stránce klepneme na Nainstalujte si Office a z rozbaleného menu pak vybereme možnost Aplikace Office 365.
instalace office

Stáhne se malý soubor s  názvem OfficeSetup.exe. Klepnutím spustíme instalaci, která bude vyžadovat zvýšená oprávnění.
office setup

Chvíli potrvá, než instalace proběhne.

Co nastavit po instalaci

Jakmile se instalace dokončí, vytvoříme si zástupce na hlavním panelu, ať máme aplikace pěkně po ruce.

  1. Klepneme do pole hledání hned vedle ❖Start a napíšeme slovo word
  2. Mělo by nám to nabídnout aplikaci Word, kde z možností vybereme Připnout na hlavní panel.
  3. Objeví se zástupce aplikace.
    word na hlavni panel

Tento postup zopakujeme pro aplikace Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote a případně další, které bychom měli mít při práci po ruce. Totéž můžeme nastavit i pod jiným uživatelským účtem, pod kterým chceme Office používat.

Otevřeme si Word, který si při prvním spuštění vyžádá jedno důležité nastavení. Dá nám na výběr ze dvou možných formátů pro ukládádání našich dokumentů. Velmi zjednodušeně řečeno, jde o to, jaké budou mít naše dokumenty koncovky. Jestli .docx, .xlsx atd. (nativní právě pro Microsoft Office), nebo .odt, .ods atd. (Tento formát byl vyvinut veřejně množstvím organizací, jeho specifikace je veřejně přístupná a formát může být použit libovolnou aplikací bez omezení. Účelem tohoto formátu je nabídnout otevřenou alternativu uzavřeným formátům, např. stále rozšířeným .doc, .xls a .ppt využívané staršími verzemi kancelářského balíku Microsoft Office. Právě díky tomuto úsílí byl Microsoft donucen nahradit své uzavřené formáty otevřenými .docx, .xlsx atd.). Vyberte, co uznáte za vhodné.
formaty

Z hlavního panelu odstraníme jednu aplikaci vyloženě nechtěnou. Pravým myšítkem klepneme na symbol obálky a vybereme možnost Odepnout z hlavního panelu.
odepnout postu

Ikona nechtěné aplikace pošty může vypadat i takhle posta ikona

Nechtěnou aplikaci pošty ještě vyměníme ve výchozích aplikacích.
Klepneme na ❖Start->⚙️Nastavení->Aplikace->Výchozí aplikace a změníme si výchozí aplikaci pro E-mail na Outlook.
oulook default

 Spustíme aplikaci Outlook například z hlavního panelu.

Outlook nalezne oba poštovní účty, můžeme je oba postupně Připojit.
outlook ucet ditete

Po připojení prvního účtu nabídne průvodce hned i druhý, v tomto případě školní účet. Klepneme na Další.
outlook ucet zaka

 Po chvíli strpení budou připraveny oba účty. Průvodce ukončíme tlačítkem Hotovo.
outlook oba ucty

Vítejte v Outlooku! Nebo možná bych měl spíš napsat Welcome to Outlook, protože většina složek zůstává po prvním spuštění v angličtině.
outlook in english

Oprava je jednoduchá pomocí tohoto návodu.

Tento článek je průběžně doplňován o další informace.

Windows 10, Microsoft Office 2019, Windows 11, Microsoft Office 2021

  • Změneno dne .

Copyright © 2022 IT Služby.
Pro skvělé klienty vyrobil Petr Sůkal. Člen asociace auditu a kontroly informačních systémů.